Upphandling av lokalvård till arbetsmarknadsförvaltningens enheter

Anbudstiden gick ut 3 oktober 2024. Analysen visar formatet. Tidsplanen nedan är skriven som den hade sett ut under anbudstiden.

Upphandlingen i korthet

Underlaget innehåller 47 ska-krav i checklistan nedan. Tre av dem avgör i praktiken vem som kan vara med: årsomsättning på minst 45 miljoner kronor, två referensuppdrag på minst 20 000 m² vardera och arbetsledare med minst fem års erfarenhet av arbetsledning inom lokalvård i offentlig miljö.

Ska-krav

Krav på leverantören

• Visning av minst 5 av de obligatoriska lokalerna under anbudstiden. Bevis: beställaren för protokoll. Intyg från visningen får bifogas men behövs inte. Anbudet prövas inte utan visning. Källa: Upphandlingsdokument, 1.8, s. 7.
• Inga uteslutningsgrunder enligt 13 kap. 1 § LOU, för anbudsgivaren och för företag vars kapacitet åberopas. Bevis: intygande i anbudet och särskild försäkran på heder och samvete inom fem arbetsdagar efter begäran. Källa: 2.3, s. 11.
• Åberopas annat företags kapacitet ska åtagandet kunna styrkas. Bevis: åtagande inom fem arbetsdagar. Gäller det ekonomisk ställning ska det andra företaget ta solidariskt ansvar. Källa: 2.4, s. 12.
• Registrering i bolagsregister eller motsvarande. Bevis: beställaren kontrollerar själv. Källa: 2.5, s. 12.
• Betalda skatter och sociala avgifter, och F-skatt senast vid avtalsstart. Bevis: beställaren kontrollerar hos myndighet. Källa: 2.6, s. 12.
• Kreditvärdighet på lägst 3 hos UC vid sista anbudsdag. Bevis: beställaren kontrollerar. Lägre klass kan godtas med förklaring och handlingar som bank- eller moderbolagsgaranti, som då ska bifogas anbudet. Källa: 2.7, s. 13.
• Årsomsättning på minst 45 miljoner kronor det senaste redovisade räkenskapsåret. Bevis: beställaren kontrollerar via UC. Källa: 2.7, s. 13.
• Företagspresentation och beskrivning av tidigare uppdrag. Bevis: presentation med antal anställda lokalvårdare och arbetsledare, utbud och antal år i branschen, samt kort beskrivning av liknande uppdrag. Källa: 2.8, s. 13.
• Två referensuppdrag som uppfyller alla villkor i 2.9. Bevis: referensuppgifter i anbudet. Uppdragen ska vara högst tre år gamla, ha pågått minst ett år, gälla två olika uppdragsgivare, omfatta daglig lokalvård, golvvård och storstädning och vara på minst 20 000 m² vardera dagtid. Ett ska vara åt offentlig beställare och ett ska omfatta minst 4 fastigheter på olika adresser. Referenten ska vara avtalsansvarig, städcontroller eller upphandlingsansvarig. Källa: 2.9, 2.9.1 och 2.9.2, s. 13-15.
• Minst 22 av 30 poäng per referens och ingen fråga med 0 poäng. Bevis: beställaren ringer eller mejlar referenterna direkt efter anbudsöppning. Tre obesvarade försök betyder att kravet inte är uppfyllt. Källa: 2.9, s. 14.
• Dokumenterad erfarenhet av elektroniska hjälpmedel för närvaro, kvalitetsuppföljning, ärendehantering och dokumentportal. Bevis: beskrivning i egen bilaga och en referens på ett uppdrag om minst 8 000 m². Saknas beskrivning eller referens diskvalificeras anbudet. Källa: 2.10, s. 16.
• Systematiskt miljöarbete och utsedd kontaktperson för miljöfrågor. Bevis: certifikat enligt ISO 14001, EMAS, FR 2000 eller likvärdigt, annars dokumenterade rutiner för de sju punkterna i avsnittet. Källa: 2.11, s. 17.
• Systematiskt kvalitetssäkringsarbete enligt ISO 9001 eller likvärdigt. Bevis: certifikat eller kort beskrivning av rutiner för internrevision, avvikelser och förebyggande arbete. Källa: 2.12, s. 18.
• Arbetsrättsliga villkor för städtjänster (lön, semester, arbetstid) enligt Upphandlingsmyndighetens basnivå. Bevis: ange kollektivavtal och förbund, eller hur villkoren säkerställs utan kollektivavtal. Källa: 2.13, s. 18 och 5.21, s. 53.
• Godkänna avtalsutkastet och bilagorna. Bevis: kryss i anbudet. Källa: 5.3.1, s. 45.
• Ansvarsförsäkring: 10 miljoner kronor per skada och 20 miljoner kronor per år för person och sak, 1 miljon kronor för ren förmögenhetsskada, 0,5 miljoner kronor för nyckelförlust. Bevis: försäkringsbevis inom fyra veckor från avtalstecknande. Källa: 5.29, s. 57.

Krav på det som ska levereras

• Lokalvård enligt bilaga 1 och metodhandboken i bilaga 1.1, med mikrofiberdukar, micromoppar och ergonomiska skaft. Blöta moppar och minisvabbar får inte användas. Bevis: intygande i anbudet. Källa: 3.3, s. 20.
• Regelmässig lokalvård upp till 2,1 meter, med städinstruktionen digitalt och i pärm på plats, översatt vid behov. Källa: 3.3.1, s. 20.
• Storstädning, golvvård, höghöjdsstädning (2,1-4,0 meter) och fönsterputs en gång per år ingår i timpriset, liksom flytt av möbler. Källa: 3.3.2, s. 21 och 3.3.6, s. 22.
• Tilläggsstädning ska kunna beställas: flyttstädning, extra lokalvård och rengöring av möbler. Källa: 3.3.3, s. 21.
• Städmaskiner högst 5 år gamla, diamantrondeller dagligen på sten- och marmorgolv, grovdammsugare i verkstäder. Bevis: plan för underhåll och service (fråga a) och redovisning av hur äldre maskiner återvinns (fråga b). Källa: 3.3.4, s. 22 och 3.9, s. 24.
• Lovstädning och reducerad städning under semester. Källa: 3.3.5, s. 22.
• Arbete den tid som avropas, helgfria vardagar 08.00-18.00, utan att överskrida avverkningsgraden (skolor 300-450, verkstad 200-350, kontor 350-450 m² per timme). Källa: 3.5 och 3.6, s. 23.
• Lokalvårdsschema godkänt av båda parter före start, och ifylld golvvårdsbok. Källa: 3.7 och 3.8, s. 24.
• Leverantören bekostar städmaterial och kemikalier, fyller på förbrukningsmaterial och kan få ta över inköpen mot 5 % påslag. Källa: 3.10, s. 24.
• Städutrymmen hålls rena, använda moppar tvättas inom 24 timmar, sil eller nät i avlopp, källsortering av eget avfall. Källa: 3.11 och 3.12, s. 25.
• All personal ska behärska svenska muntligt och skriftligt. Se Risker: 3.13.3 godtar engelska för lokalvårdare. Källa: 3.13, s. 26.
• Två arbetsledare med minst fem års arbetsledning inom lokalvård i offentlig miljö och PRYL, SRY eller likvärdig utbildning (internutbildning godtas inte). Bevis: CV för ordinarie arbetsledare och stand-in samt utbildningsbevis i anbudet. Anbudet prövas inte om kraven inte går att utläsa. Källa: 3.13.1, s. 26-27.
• Arbetsledaren är på plats enligt objektets storlek, svarar i telefon och e-post inom en timme vardagar 08.00-17.00, och det finns ett journummer. Arbetsledningen får inte debiteras. Källa: 3.13.1, s. 26-27.
• Gruppledare vid objekt över 3 000 m² med tre års erfarenhet och SRY, PRYL eller likvärdigt. Bevis: utbildningsintyg senast vid avtalsstart, CV inom fem arbetsdagar efter begäran. Källa: 3.13.2, s. 28.
• Lokalvårdare med minst ett års erfarenhet (minst 75 % av heltid) de senaste tre åren och SRY bas, PRYL eller likvärdigt senast tre månader efter avtalsstart. Källa: 3.13.3, s. 29.
• Beskrivning av bemanningen: lokaler, antal lokalvårdare, antal gruppledare och rekrytering. Bevis: svar på fråga a-d i anbudet. Källa: 3.13.4, s. 29.
• Vikarier med samma kompetens, enhetliga arbetskläder med logotyp och en plan för kompetensutveckling. Källa: 3.13.5-3.13.7, s. 30.
• Utdrag ur belastningsregistret för personal i verksamhet med barn och unga, före start och därefter årligen. Källa: 3.13.8, s. 30.
• ID06 för all personal, buret synligt, med kopia i portalen. Källa: 3.13.9, s. 31.
• Arbetsmiljöansvar för egen personal, medverkan i samordning och rökfritt. Källa: 3.14, s. 31.
• Digital portal vid avtalsstart med alla funktioner i listan, master-inloggning för central beställare och användarmanual i PDF eller Word. Kostnaden ingår i timpriset. Bevis: beskrivning inom fem arbetsdagar efter begäran. Källa: 3.15, s. 32.
• Ansluta till stadens egen portal om staden inför en, eventuellt på egen bekostnad. Källa: 3.15.1, s. 32.
• Närvaroregistrering med geofencing på kortaste avstånd och personalförteckning med personnummer som uppdateras dagligen. Källa: 3.15.2 och 3.15.3, s. 33.
• Egenkontroll, kvalitetsplan och ärendehantering i portalen. Källa: 3.15.4-3.15.6, s. 33-34.
• Hantering av nycklar och taggar enligt 3.16 och ansvarsförsäkring som omfattar nyckelförlust. Källa: 3.16, s. 34.
• Uppstartsmöte, statuskontroll med protokoll och uppmärkning av lokaler inom 14 dagar, årligt avtalsmöte och månadsmöten med statistik. Källa: 3.18-3.18.4, s. 35-36.
• Partikelfritt vatten i så stor utsträckning som möjligt, utan extra kostnad. Bevis: leverantör och lösning anges i anbudet. Källa: 3.19.1, s. 36.
• Kemikalier miljömärkta (Svanen, Bra Miljöval eller likvärdigt) och doftfria, doseringsutrustning, förteckning och säkerhetsdatablad före avtalsstart, påsar av delvis återvunnen plast. Källa: 3.19.2 och 3.19.3, s. 37.
• Utsedd miljö- och kvalitetsansvarig. Bevis: namn, telefon och e-post i anbudet. Källa: 3.20, s. 38.
• Enkel e-handel inom 4-6 veckor, fakturor som Svefaktura eller PEPPOL BIS Billing 3.0, en faktura per inköpsorder. Källa: 5.11.3 och 5.12, s. 48.
• Skriftliga rutiner för att larma om missförhållanden senast vid avtalsstart. Källa: 5.25, s. 56.

Så utvärderas anboden

Tilldelningsgrund: bästa förhållande mellan pris och kvalitet (1.10, s. 7). Högst 110 poäng i två steg (4.1, s. 38). De två anbud med högst poäng får ramavtal. Vid lika poäng avgör priskriteriet, därefter lottning.

Steg 1 (högst 70 poäng)

Steg 2 (högst 40 poäng). De som kan få kontrakt kallas till anbudspresentation med Powerpoint, 60-90 minuter, högst tre personer (4.6, s. 43).

Priset väger 15 av 110 poäng och skillnaden mellan två placeringar är bara 0,5 poäng. Utvärderingsgruppen ser inte priset när kvaliteten bedöms (4.2, s. 39). Beskrivningen i kriterium 2 får vara högst två A4-sidor med minst 11 punkters text; sida tre läses inte (4.2, s. 39 och 4.4, s. 41).

Det här bör ni lyfta fram

• Konkreta rutiner som ger beställaren insyn i lön, arbetstid, personalomsättning och facklig organisering (fall 1).
• En samverkansplan med namngivna roller, mötesrytm och vad som händer när klagomålen ökar samtidigt som nya objekt startar (fall 2, kopplat till 5.23.2).
• Hur ni följer upp att personalen faktiskt använder portalen, och hur beställaren själv kan kontrollera det (fall 3).
• Alla tre maskinåtagandena ger 15 poäng, men varje åtagande blir ett avtalsvillkor med vite på 5 000 kr per avvikelse (4.5, s. 42 och 5.15.4, s. 52).
• En kalkyl som går att följa från avverkningsgrad och lön till timpris, eftersom den poängsätts separat (4.6.1).

Det som ska lämnas in

Allt lämnas i Kommers. Anbud via e-post godtas inte. Undertecknade handlingar skannas och laddas upp (1.11 och 1.13, s. 7-8).

• Svar på alla frågor och intyganden i Kommers, eller ifylld ESPD som rekvireras via Frågor och svar (2.2, s. 10)
• Svar om sekretess och vilka uppgifter som avses (1.18, s. 9)
• Visningsintyg, frivilligt (1.8, s. 7)
• Företagspresentation och beskrivning av tidigare uppdrag (2.8, s. 13)
• Två referensuppdrag med kontaktuppgifter, gärna flera telefonnummer och e-postadresser per referent (2.9, s. 14-15)
• Egen bilaga om elektroniska hjälpmedel och referens för dem (2.10, s. 16)
• Miljöcertifikat eller bilaga med miljörutiner (2.11, s. 17)
• Kvalitetscertifikat eller beskrivning av kvalitetsarbetet (2.12, s. 18)
• Uppgift om kollektivavtal eller hur villkoren säkerställs (2.13, s. 18)
• Underlag om kreditvärdighet, bara om UC-klassen är lägre än 3 (2.7, s. 13)
• Åtagande från annat företag, bara om kapacitet åberopas (2.4, s. 12)
• Svar på fråga a och b om städmaskiner (3.3.4, s. 22)
• CV för ordinarie arbetsledare och stand-in, med PRYL- eller SRY-bevis (3.13.1, s. 27)
• Bemanningsbeskrivning, fråga a-d (3.13.4, s. 29)
• Leverantör och lösning för partikelfritt vatten (3.19.1, s. 36)
• Miljö- och kvalitetsansvarig med kontaktuppgifter (3.20, s. 38)
• Prisbilaga, bilaga 3, med timpris och OB-påslag (4.3, s. 40)
• Genomförandebeskrivning, högst två A4-sidor (4.4, s. 42)
• Åtaganden och beskrivningar för maskinell utrustning (4.5, s. 42)
• Godkännande av avtalsutkastet (5.3.1, s. 45)

Risker och oklarheter

• Datumet för visning är otydligt. Avsnitt 1.8 säger "senast 10 dagar innan sista anbudsdag, 2024-10-03", och 2024-10-03 är också sista anbudsdag (1.14). Läst bokstavligt ska visningen vara klar 23 september. Utan visning prövas inte anbudet. Källa: 1.8, s. 7.
• Språkkrav som motsäger varandra. 3.13 kräver att all personal behärskar svenska muntligt och skriftligt, medan 3.13.3 godtar engelska om en lokalvårdare inte talar bra svenska. Spelar roll för rekrytering och bemanning. Källa: s. 26 och 29.
• Ingen garanterad volym och lokaler kan försvinna. Beställaren garanterar ingen volym, lokaler kan gå över till egen regi och avropsavtal kan sägas upp med 60 dagar. Takvolymen 30 miljoner kronor är betydligt högre än köpen 2023 (knappt 5 miljoner kronor per år). Källa: 1.4, s. 6, 5.7, s. 46, 5.9.1, s. 47 och 5.13.3, s. 49.
• Mycket ingår i takpriset 360 kr per timme. Årlig storstädning, golvvård, höghöjdsstädning och fönsterputs med liftar, portal med licenser och telefoner, partikelfritt vatten och arbetsledning får inte debiteras separat. Källa: 3.3.2, s. 21, 3.13.1, s. 27, 3.15, s. 32, 3.19.1, s. 36 och 4.3, s. 40.
• Höga och många viten. 5 000 kr per gång och dag för fel som inte åtgärdats, 5 000 kr per situation i portalen (till exempel ID06 som inte bärs synligt), 25 000 kr per dag för utebliven uppföljningsdata, 10 000 kr per vecka (högst 100 000 kr per år) för meddelarskydd och antidiskriminering. Ingen förvarning krävs. Källa: 5.15.4, s. 52, 5.25 och 5.26, s. 56.
• Fast pris i 24 månader, sedan högst 2 % per år och högst två justeringar. Löneökningar i kollektivavtalet kan bli större. Källa: 5.11.2, s. 48.
• Rangordnad etta får inte tacka nej till underhålls- eller tilläggstjänster, och uteblir en tjänst kan beställaren köpa den av annan på leverantörens bekostnad. Källa: 5.11.1, s. 48.
• Förlängningen sker automatiskt, och leverantören kan bara avstå om beställaren misskött sina ekonomiska åtaganden. Källa: 5.4, s. 45.
• Bevisbördan ligger på leverantören och beställaren har tolkningsföreträde. Källa: 3.18.2, s. 35, 5.30 och 5.34, s. 58.
• Möjlig extra kostnad för stadens portal om staden inför en gemensam lösning. Källa: 3.15.1, s. 32.
• Hänvisningar som inte stämmer. "Avsnitt 7 utvärdering" (3.3.4, s. 22), "avsnitt 9.32" och "9.18.2" (5.13.3, s. 49), "avsnitt 10" om e-handel (5.12, s. 48), "avsnitt 4, Krav på tjänsten" (1.4, s. 6) och "bilaga 1, prisbilaga" (3.13.4, s. 29) pekar på avsnitt som inte finns eller har andra nummer. Kriterium 2 och 3 talar om "prisavdrag" och "avdrag" fast modellen ger poäng. Värt att fråga om under frågeperioden.
• Bilagorna fanns inte i det publicerade dokumentet (städinstruktion, metodhandbok, prisbilaga med objektförteckning, arbetsrättsliga villkor med flera). Se Begränsningar.

Frågor att ställa

Frågor ställs i Kommers under Frågor och svar. Sista säkra dag var 25 september 2024 (1.12, s. 8).

1. Avsnitt 1.8 Visning: "Avser datumet 2024-10-03 sista anbudsdag, så att visningen ska vara genomförd senast 23 september 2024, eller är 3 oktober sista dag för visning?"
2. Avsnitt 3.13 och 3.13.3 Språk: "Avsnitt 3.13 kräver svenska muntligt och skriftligt för all personal, medan 3.13.3 godtar engelska för lokalvårdare. Vilket krav gäller för lokalvårdare?"
3. Avsnitt 4.4 och 4.5 Utvärdering: "Avsnitten talar om prisavdrag och avdrag, men utvärderingsmodellen i 4.1 ger mervärdespoäng. Kan ni bekräfta att kriterium 2 och 3 ger poäng som läggs till och inte avdrag på priset? Vilken maxpoäng gäller för fall 3, Digital portal?"
4. Avsnitt 5.13.3: "Avsnittet hänvisar till 9.32 och 9.18.2, som inte finns i upphandlingsdokumentet. Vilka avsnitt avses?"
5. Avsnitt 2.9 Referenser: "Godtas ett referensuppdrag där lokalvården utförs både dagtid och kvällstid, om minst 20 000 m² städas dagtid?"
6. Avsnitt 3.15.1: "Om staden inför en gemensam portal, vilka kostnader kan leverantören behöva stå för, och kan timpriset justeras då?"

Passar upphandlingen er?

Bedömningen gäller exempelföretaget, som är påhittat: städföretag med 8 anställda i Mälardalen, omsättning cirka 6 miljoner kronor, kollektivavtal, största uppdrag cirka 4 000 m² kontor, ingen ISO-certifiering.

Talar för

• Lokalvård i kontor och skolor i Stockholm är det ni redan gör, och ni har kollektivavtal (2.13).
• Utvärderingen väger kvalitet tungt, så ett litet företag med tät arbetsledning har något att visa i kriterium 2 och i presentationen.
• Miljö- och kvalitetsarbete kan visas med dokumenterade rutiner i stället för certifikat (2.11 och 2.12).

Talar emot

• Omsättningskravet är 45 miljoner kronor (2.7). Ni omsätter enligt beskrivningen cirka 6 miljoner kronor. Underlaget tillåter att ni åberopar ett annat företags ekonomiska kapacitet, men då ska det företaget ta solidariskt ansvar för hela avtalet (2.4).
• Referenserna ska vara två uppdrag på minst 20 000 m² vardera, varav ett med minst 4 fastigheter (2.9). Ert största uppdrag är cirka 4 000 m².
• Bemanningen: cirka 22 300 m² på 20 objekt, två arbetsledare med fem års arbetsledning i offentlig miljö och gruppledare på objekt över 3 000 m² (3.13.1 och 3.13.2). Det är svårt att få ihop med 8 anställda.
• Portalen med geofencing, närvaro, ärenden och dokument ska fungera vid avtalsstart, och vitena är höga om den inte gör det (3.15 och 5.15.4).

Det går inte att bedöma utifrån beskrivningen: om ni har dokumenterade miljö- och kvalitetsrutiner, om era arbetsledare har PRYL eller SRY, vilken UC-klass ni har och om ni har en portal för närvaro och egenkontroll.

Avstå. Omsättningskravet och referenskraven ligger långt över ert företag, och att låna ett annat företags ekonomiska kapacitet kräver solidariskt ansvar för ett avtal på upp till 30 miljoner kronor. Bevaka i stället mindre lokalvårdsupphandlingar eller fråga en större leverantör om att bli underleverantör, vilket kräver beställarens skriftliga godkännande (5.17, s. 53).

Tidsplan

Anbudstiden gick ut 3 oktober 2024. Så här hade planen sett ut.

Disposition för anbudssvaret

Kriterium 2: Genomförandebeskrivning (högst två A4-sidor för alla tre fall, minst 11 punkter)

Fall 1. Lokalvårdarnas arbetsförhållanden (högst 10 poäng)

• Hur ni håller personalomsättningen låg och hur ni mäter den.
• Vilka villkor som gäller (lön, arbetstid, semester) och hur de följer bilaga 5.
• Hur ni samarbetar med er arbetsgivarorganisation.
• Hur anställda kan organisera sig fackligt.
• Vad beställaren konkret kan se: rapporter, stickprov, tillgång till underlag.

Fall 2. Samverkan (högst 15 poäng)

• Vem som gör vad hos er och hos beställaren när klagomålen ökar.
• Hur ni tar reda på orsaken och vilken åtgärdsplan som följer (jämför 5.15.1).
• Hur nya objekt startas upp samtidigt utan att kvaliteten sjunker.
• Mötesrytm och dokumentation enligt 5.23.2.
• Hur beställaren ser att det blivit bättre.

Fall 3. Digital portal

• Hur ni upptäcker att personalen inte använder portalen rätt.
• Utbildning, uppföljning och vad som händer vid upprepade brister.
• Vad beställaren själv kan kontrollera i portalen.
• Hur ärenden, egenkontroller och närvaro hänger ihop.

Kriterium 3: Maskinell utrustning

• Vilka maskiner (modell eller typ) för singelskur, ångtvätt och highspeed.
• Var och hur ofta de används, i linje med åtagandet.
• Hur de underhålls och byts ut under avtalstiden.

Övriga beskrivningar i anbudet

• Företagspresentation och tidigare uppdrag (2.8).
• Elektroniska hjälpmedel: närvaro, kvalitetsuppföljning, ärenden och dokumentportal (2.10).
• Miljö- och kvalitetsrutiner om certifikat saknas (2.11 och 2.12).
• Bemanning: lokaler, antal lokalvårdare och gruppledare, rekrytering (3.13.4).
• Städmaskiner: underhållsplan och återvinning (3.3.4).
• Partikelfritt vatten (3.19.1).

Anbudspresentation (steg 2)

• Kalkylen från avverkningsgrad och lönekostnad till timpris (4.6.1).
• Arbetsledarens syn på samverkan, arbetsförhållanden, portal, egenkontroll och fel och brister (4.6.2).
• Hur maskinerna används och underhålls.

Begränsningar

• Lästes: Upphandlingsdokument, läskopia, "Upphandling av lokalvård till arbetsmarknadsförvaltningens enheter", AMF 2024/176, 58 sidor, med textlager på alla sidor. Dokumentet publicerades av Stockholms stad som bilaga till arbetsmarknadsnämndens möte 3 september 2024.
• Lästes inte: bilagorna 1-7 (städinstruktion, metodhandbok, definitioner, prisbilaga och objektförteckning, à-priser, personuppgiftsbiträdesavtal, arbetsrättsliga villkor, e-handel och golvvårdsbok). De ingick inte i det publicerade dokumentet. Frågor och svar under anbudstiden har inte heller lästs.
• Läskopian visar inte frågorna i avsnitt 2.13 och 3.19 i Kommers, bara rubrikerna.
• Avsnitt 2.1 "Skäl för uteslutning" är tomt i läskopian.