Checklista inför anbud i en offentlig upphandling

Det här är en praktisk arbetslista, inte juridisk rådgivning. Reglerna för just din upphandling står i förfrågningsunderlaget och i lagen (2016:1145) om offentlig upphandling. Är något oklart kan du fråga den upphandlande myndigheten under anbudstiden eller läsa Upphandlingsmyndighetens vägledning.

Listan utgår från sista anbudsdag och räknar bakåt. Anbudstiderna varierar mycket mellan upphandlingar, så dagarna nedan är ett förslag. Har du bara två veckor kan du pressa ihop stegen, men ordningen håller.

Steg 1: Besluta om du ska lämna anbud (så fort du hittat upphandlingen)

Läs annonsen: vad upphandlas, avtalets längd, uppskattad volym, sista anbudsdag.
Kontrollera kvalificeringskraven på dig som företag: omsättning, erfarenhet, försäkringar, registreringar. Klarar du dem inte är det ingen idé att gå vidare.
Läs igenom alla obligatoriska krav (ska-krav) och avgör om du kan uppfylla samtliga.
Uppskatta hur många timmar anbudet tar att skriva och om det är värt det.
Skapa konto i det upphandlingssystem som används, om du inte redan har ett. Många system kräver några dagars hantering innan du kan lämna anbud.

Steg 2: Cirka tre till fyra veckor före sista dag

Ladda ner hela underlaget med alla bilagor och spara en kopia.
Läs allt i den ordning som beskrivs i guiden om förfrågningsunderlag: sista dagar, kvalificering, obligatoriska krav, utvärdering, avtal, prisbilaga.
Gör en kravlista med tre kolumner: kravet, uppfyller vi det, vad behövs.
Anteckna alla frågor. Kontrollera sista dag för frågor, eftersom den ofta ligger en bit före sista anbudsdag.
Beställ sådant som tar tid: skuldfrihetsbevis eller motsvarande intyg om skatter och avgifter, försäkringsbrev, intyg från referenser, registerutdrag.

Steg 3: Cirka tre veckor före

Skicka in frågor till den upphandlande myndigheten genom upphandlingssystemet. Fråga i stället för att gissa. Ställ bara frågor om sådant som är oklart eller motsägelsefullt, och skriv dem så att de går att besvara med ett kort svar.
Fördela uppgifterna i företaget: vem skriver, vem räknar, vem tar fram intyg.
Bestäm en intern deadline som ligger minst två arbetsdagar före sista anbudsdag.

Steg 4: Cirka två veckor före

Kontrollera frågor och svar som publicerats. Svaren hör till underlaget. Har något ändrats, uppdatera din kravlista.
Börja skriva svaren på kvalitetskraven. Utgå från utvärderingsmodellen och lägg mest tid där det finns mest poäng.
Håll dig till det som efterfrågas. Svara på frågan i den ordning den ställs och med de rubriker underlaget anger.
Räkna priset. Tänk på alla kostnader som ska ingå, till exempel resor, material och administration. Kontrollera om prisbilagan ställer krav på hur priset ska anges.
Påstå inget du inte kan styrka. Påståenden utan underlag får sällan poäng och kan vara ett problem om de är fel.

Steg 5: Cirka en vecka före

Skriv klart svaren och låt någon som inte skrivit dem läsa igenom hela anbudet mot kravlistan.
Fyll i ESPD (egenförsäkran) om underlaget tillåter det, och samla de intyg som annars ska bifogas.
Fyll i prisbilagan med mallen som den är. Ändra inga rubriker, rader eller kolumner. Kontrollera att varje fält som ska fyllas i är ifyllt.
Kontrollera hur länge anbudet ska vara giltigt och att du uppfyller det.
Räkna om priset en sista gång. Ett räknefel i ett kalkylblad är lätt att göra och svårt att rätta efteråt.

Steg 6: Två dagar före

Gå igenom hela kravlistan och bocka av varje krav mot anbudet.
Kontrollera filnamn, filformat och maxstorlek. Vissa system har gränser för vad som kan laddas upp.
Kontrollera vem som får underteckna anbudet och om det ska göras elektroniskt. Se till att personen har den behörighet och den inloggning som behövs.
Kontrollera att du har läst alla ändringar som publicerats sedan du började.

Steg 7: Dagen före sista dag

Lägg in anbudet i systemet. De flesta system låter dig spara utkast och ändra tills du skickar in.
Kontrollera att varje obligatorisk bilaga har laddats upp och kan öppnas.
Skicka in. Du behöver inte vänta till sista timmen. Att lämna anbud en dag tidigare ger tid att hantera fel i systemet.

Steg 8: Efter inlämning

Spara en bekräftelse eller kvittens på att anbudet kommit in, och en kopia av allt du skickade.
Håll koll på meddelanden i systemet. Den upphandlande myndigheten kan be om förtydliganden eller komplettering av vissa uppgifter.
Tilldelningsbeslut skickas normalt till alla anbudsgivare. Beslutet innehåller skälen och information om hur länge du kan begära överprövning, om du anser att något gått fel. Läs Upphandlingsmyndighetens sida om överprövning om du överväger det.
Har du inte vunnit: be om poängen och skälen. De är ofta det mest användbara du får inför nästa anbud.

Kort version att skriva ut

BidBrief kortar första läsningen

BidBrief på butik.nightwave.se/anbud går igenom ditt förfrågningsunderlag och sammanställer sista dagar, obligatoriska krav, utvärderingsmodell och sådant som brukar vara lätt att missa, vilket motsvarar steg 1 och 2 ovan. Priset är 1 495 kr exklusive moms och leveransen sker inom 24 timmar. Det är ett arbetsunderlag och ersätter inte att du läser underlaget själv. Se en exempelanalys av en verklig, avslutad upphandling.