Dynamiskt inköpssystem (DIS): ansökan och skillnad mot ramavtal
Så fungerar ett dynamiskt inköpssystem: hur ni ansöker, vad som händer efter antagning och hur det skiljer sig från ett ramavtal. Med tre öppna exempel.
Det här är en praktisk vägledning om dynamiska inköpssystem, inte juridisk rådgivning. Vad som gäller i en viss upphandling står i just den annonsen och i dess upphandlingsdokument, och reglerna finns i lagen (2016:1145) om offentlig upphandling (LOU).
Ett dynamiskt inköpssystem, förkortat DIS, är ett sätt för offentliga köpare att handla återkommande saker utan att upphandla från början varje gång. För dig som leverantör är det intressant av en enkel anledning: dörren står öppen. Du behöver inte hinna med en enda sista anbudsdag. Du kan ansöka när det passar, så länge systemet är giltigt.
Vad ett dynamiskt inköpssystem är
Köparen annonserar systemet, ofta i TED, och anger hur länge det gäller. Därefter ansöker leverantörer om att bli godkända. De som uppfyller kvalificeringskraven kommer med. När köparen sedan behöver något enskilt, till exempel en konsult, en entreprenad eller en leverans, bjuds alla godkända leverantörer in att lämna anbud på just det kontraktet.
Enligt 8 kap. LOU ska ett DIS drivas som en helt elektronisk process. Det ska under hela giltighetstiden vara öppet för varje leverantör som uppfyller kvalificeringskraven, och antalet leverantörer som får delta får inte begränsas. Köparen får inte heller ta ut någon avgift av dig för att ansöka eller delta. Ett system kan vara indelat i kategorier, till exempel efter typ av tjänst eller område, och då ansöker du till de kategorier som passar din verksamhet.
Giltighetstiden kan vara lång. I vår lista över öppna system finns köpare som tar emot ansökningar flera år framåt, i vissa fall till 2030 och längre.
Så skiljer sig ett DIS från ett ramavtal
Ramavtal och DIS används ofta för samma sorts inköp, så skillnaden är lätt att blanda ihop. Den enklaste vägen att se den är att fråga vem som får vara med och när.
| Ramavtal | Dynamiskt inköpssystem | |
|---|---|---|
| Öppet för nya leverantörer | Nej. Leverantörerna är utsedda när avtalet tecknas. | Ja, under hela giltighetstiden. |
| Antal leverantörer | Bestäms av köparen i upphandlingen. | Får inte begränsas. Alla som uppfyller kraven ska antas. |
| Hur kontrakt tilldelas | Enligt rangordning eller förnyad konkurrensutsättning bland ramavtalsleverantörerna. | Köparen bjuder in alla godkända leverantörer, och kontraktet går till det bästa anbudet enligt tilldelningskriterierna. |
| Giltighetstid | Fast period, normalt några år. | Fastställs i annonsen och kan vara längre. |
| När priset lämnas | I regel i ramavtalsupphandlingen, ibland på nytt vid avrop. | Per kontrakt, när du får en inbjudan. |
Missar du ett ramavtal får du ofta vänta tills det löper ut. Missar du starten på ett DIS kan du ansöka veckan därpå.
Så ansöker ni
Gången är i stort sett densamma hos alla köpare, men detaljerna står i annonsen och i upphandlingsdokumenten.
- Hitta annonsen. Systemen annonseras i TED, och köparen har dessutom en sida eller en upphandling i sitt upphandlingsverktyg. Vi samlar de öppna systemen på en egen sida, se längre ned.
- Läs kvalificeringskraven. Här står vad ni måste visa för att bli godkända, till exempel registrering, ekonomisk ställning, teknisk förmåga eller referenser. Kraven ska vara kopplade till vad systemet gäller. Kan ni inte uppfylla dem är det bättre att veta det innan ni lägger tid på ansökan.
- Fyll i egenförsäkran. Många köpare använder ESPD, det europeiska enhetliga upphandlingsdokumentet, där ni försäkrar att ni uppfyller kraven. Vi går igenom hur det fylls i i guiden om ESPD steg för steg.
- Bifoga bevis om köparen ber om det. Det kan vara intyg, referensbeskrivningar eller försäkringsbesked. Läs vad som ska följa med redan i ansökan och vad som kan komma senare.
- Skicka in i köparens upphandlingsverktyg. Ansökan lämnas elektroniskt. Skapa ett konto i verktyget i god tid, eftersom registreringen kan ta tid.
- Vänta på beslut. Enligt LOU ska köparen i regel pröva en ansökan inom 10 arbetsdagar, och tiden får förlängas till 15 arbetsdagar när det finns skäl. Ett beslut att inte godkänna er ska motiveras, så ni får veta varför.
Läs gärna även Så läser du ett förfrågningsunderlag och Ska-krav och bör-krav innan ni skriver ansökan. Samma sätt att läsa underlaget fungerar här.
Vad som händer efter att ni antagits
Att bli godkänd är inte detsamma som att få uppdrag. Det är en biljett till inbjudningarna. När köparen behöver något bjuds alla godkända leverantörer (eller alla i den kategori som gäller) in att lämna anbud för det kontraktet. Tiden att svara är kort. Enligt LOU ska tidsfristen för anbud i ett DIS vara minst 10 dagar från att inbjudan skickades, och köparen får inte korta den med de särskilda reglerna för brådskande fall.
Köparen får också be er lämna en uppdaterad egenförsäkran. Sådan begäran ska besvaras inom fem arbetsdagar från att den skickades.
I praktiken innebär det tre saker.
- Bevaka den adress eller det konto i upphandlingsverktyget som inbjudningarna skickas till. En inbjudan som hamnar i en oläst inkorg är ett förlorat tillfälle.
- Ha grunden för ett anbud färdig i förväg: prislista, bemanning, referenser och en standardtext om hur ni arbetar. Då hinner ni räkna på det som är specifikt för kontraktet.
- Skicka svar även när det är ont om tid.
Vanliga misstag
- Att vänta på rätt tillfälle. Eftersom systemet är öppet skjuts ansökan lätt upp. Då missar man inbjudningar som skickas medan man väntar.
- Att tro att ansökan är ett anbud. Ansökan gäller om ni får vara med. Priset lämnar ni först när en inbjudan kommer.
- Att bara ansöka till en kategori. Om systemet är indelat i kategorier, kontrollera vilka som motsvarar vad ni faktiskt kan leverera.
- Att glömma bevaka. Inget kontrakt tilldelas till den som inte svarar på inbjudan.
- Att svara för sent på begäran om uppdaterad egenförsäkran. Fem arbetsdagar går fort.
Tre öppna system just nu
Det här är tre av de system som finns i vår lista över öppna dynamiska inköpssystem. Uppgifterna kommer från TED och hämtades den 11 oktober 2026.
- DIS IoT (Internet of things), Uppsalahem Aktiebolag i Uppsala. Öppet för ansökningar till 29 april 2030.
- IT-konsulter (DIS), Uppsala kommun. Öppet för ansökningar till 29 april 2030.
- Dynamiskt inköpssystem för brandlarmsentreprenad, Statens fastighetsverk i Stockholm. Öppet för ansökningar till 30 december 2036.
Hela listan med 50 öppna system finns på sidan dynamiska inköpssystem.
När inbjudan kommer
I ett DIS har ni ofta bara några dagar på er när en inbjudan kommer. BidBrief läser upphandlingsunderlaget och sammanställer ska-krav, utvärdering och det som ska lämnas in, med leverans inom 24 timmar. Då kan ni lägga tiden på priset och anbudstexten i stället för på att leta rätt på kraven. Det kostar 1 495 kr exklusive moms. Se BidBrief och ett exempel på en sammanställning.
Källor
- Lagen (2016:1145) om offentlig upphandling, 8 kap. Dynamiska inköpssystem: riksdagen.se
- Arbetsförmedlingen om hur leverantörer ansöker till deras dynamiska inköpssystem: arbetsformedlingen.se
- Öppna dynamiska inköpssystem, byggd på data från TED: butik.nightwave.se