Utvärdering av pris och kvalitet: så läser du modellen innan du prissätter
De tre utvärderingsgrunderna, hur viktning och prisomvandling fungerar med ett genomräknat exempel, och vad du bör läsa ut av modellen innan du sätter ditt pris.
Det här är en allmän beskrivning av hur utvärdering brukar gå till, inte juridisk rådgivning. Vad som gäller i en viss upphandling bestäms av förfrågningsunderlaget och lagen (2016:1145) om offentlig upphandling.
Många småföretag lägger sitt pris först och läser utvärderingsmodellen sedan. Det är bakvänt. Modellen avgör hur mycket ett lägre pris är värt och hur mycket kvalitet kan väga upp ett högre. Den ska därför läsas innan du räknar på priset.
De tre utvärderingsgrunderna
Enligt Upphandlingsmyndigheten finns tre utvärderingsgrunder vid upphandling över tröskelvärdena.
- Pris. Det anbud som har lägst pris vinner, förutsatt att kraven är uppfyllda. Priset kan beräknas på olika sätt, till exempel totalt, per månad, per timme eller per produkt. Läs noga vad som jämförs.
- Kostnad. Här räknas kostnaden för kunden, ofta över hela användningstiden. Det kan till exempel gälla drift, underhåll eller energi, inte bara det du fakturerar.
- Bästa förhållande mellan pris och kvalitet. Pris vägs mot kvalitetskriterier som leveranstid, miljöegenskaper, service eller kompetens hos de personer som ska utföra uppdraget.
Vilken grund som används står i underlaget. Under tröskelvärdena är reglerna friare, men myndigheten ska ändå vara tydlig med hur anbuden bedöms.
Viktning
Upphandlingsmyndigheten skriver att tilldelningskriterierna som huvudregel viktas mot varandra. Några exempel från myndighetens egen text: 70 procent kvalitet och 30 procent pris, eller 50 procent för ett kvalitetskriterium, 20 procent för ett annat och 30 procent för pris. Viktningen anger hur många poäng som finns att hämta i varje del.
Det är viktningen som styr var du ska lägga tid. Väger pris 30 procent är det mycket att vinna på att beskriva kvaliteten väl. Väger pris 80 procent hjälper en lång kvalitetsbeskrivning föga.
Så omvandlas pris till poäng
Hur pris blir poäng ska stå i underlaget. Upphandlingsmyndighetens sida om utvärderingsgrunder anger ingen enda metod, och metoderna skiljer sig åt. En vanlig och enkel modell är att lägsta priset får full poäng och övriga får poäng i proportion till det: lägsta pris delat med ditt pris, multiplicerat med maxpoängen. Använd den formel underlaget anger, inte den här.
Ett räkneexempel
Anta att modellen är bästa förhållande mellan pris och kvalitet, med 60 procent pris och 40 procent kvalitet, alltså 60 poäng på pris och 40 på kvalitet. Priset omvandlas med den proportionella metoden ovan. Tre företag lämnar anbud:
| Företag | Pris | Poäng pris (av 60) | Poäng kvalitet (av 40) | Summa |
|---|---|---|---|---|
| A | 800 000 kr | 60,0 | 20 | 80,0 |
| B | 920 000 kr | 52,2 | 32 | 84,2 |
| C | 1 000 000 kr | 48,0 | 36 | 84,0 |
Räkningen för B: 800 000 delat med 920 000 är cirka 0,870, gånger 60 blir 52,2. För C: 800 000 delat med 1 000 000 är 0,8, gånger 60 blir 48.
Det billigaste anbudet, A, kommer sist. B vinner med 0,2 poäng över C. Skulle A ha beskrivit sin kvalitet så att den fick 25 poäng i stället för 20 hade A fått 85 poäng och vunnit. Exemplet är konstruerat för att visa mekaniken. Poängsättningen av kvalitet görs av myndigheten enligt skalor i underlaget, och du styr den inte.
Så läser du modellen innan du prissätter
- Notera grunden och viktningen. Är det pris, kostnad eller pris och kvalitet, och hur stor del är pris?
- Läs hur priset jämförs. Total summa, timpris eller ett prisformulär med flera rader? Då gäller det att veta vilka rader som räknas och med vilka antaganden om volym.
- Hitta formeln för prisomvandling. Räkna själv med tre tänkta konkurrentpriser och se hur känslig poängen är för ett lägre eller högre pris.
- Läs poängskalan för kvalitet. Vad krävs för högsta poäng, och vad ger noll? Skalan avslöjar vad myndigheten faktiskt vill ha.
- Svara på det som poängsätts. Text som inte hör till något kriterium ger ingen poäng.
- Kontrollera att kraven är uppfyllda först. Ett anbud som inte uppfyller ett obligatoriskt krav utvärderas normalt inte alls, hur bra priset än är. Se Ska-krav, bör-krav och mervärden.
Vanliga missförstånd
- Att lägst pris alltid vinner. Det gäller bara när utvärderingsgrunden är pris.
- Att kvalitet är subjektivt tyckande. Underlaget ska beskriva vad som värderas och hur poängen sätts. Utgå från det.
- Att man kan räkna om efteråt. Modellen är bindande för både myndigheten och dig. Är något oklart ska du fråga under anbudstiden, och frågorna ska ställas i god tid före sista frågedag.
Läs vidare
Hur du går igenom underlaget i stort finns i Så läser du ett förfrågningsunderlag. Tidsplanen fram till inlämning finns i Checklista inför anbud. Kvalificeringen som kommer före utvärderingen beskrivs i ESPD, egenförsäkran steg för steg.
BidBrief
BidBrief på butik.nightwave.se/anbud går igenom ett förfrågningsunderlag och sammanställer obligatoriska krav, utvärderingsmodell, sista dagar och sådant som lätt missas. Priset är 1 495 kr exklusive moms och leveransen sker inom 24 timmar. Det är ett arbetsunderlag och inte en bedömning av om du uppfyller kraven. Se en exempelanalys av en verklig, avslutad upphandling.